Мониторинг и оценка
Включение в заявку плана оценки вашего проекта необходимо по двум
причинам. Во-первых, чтобы оценить степень эффективности работы в целом и
понять, насколько удалось достичь поставленных целей. Подобное действие
называется оценкой результатов. Во-вторых, может возникнуть необходимость
получить сведения о ходе проекта, осуществлении различных его этапов, чтобы
можно было откорректировать проект непосредственно в ходе выполнения. Такая
оценка называется оценкой хода работы или мониторингом. Все это даст вам
возможность по завершении проекта отчитаться перед донором о проделанной работе
и затраченных средствах.
Один из способов достичь более объективной оценки попросить постороннюю
организацию сделать оценку за вас. Эта организация может сама предложить план
оценки, подходящий для представления донору как часть вашей заявки. Это не
только обеспечит более объективную оценку, но и повысит доверие к вам.
По окончании вашего проекта в процессе оценки результатов вы должны
будете определить:
насколько достигнуты цели проекта;
насколько по окончании проекта изменилась ситуация, описанная в
разделе "Постановка проблемы";
не имел ли ваш проект какого-либо важного неожиданного положительного
или отрицательного эффекта;
правильно ли были подобраны методы достижения цели проекта; что
способствовало успеху проекта, а что мешало достижению цели.
Мониторинг ("оценка хода работы") это система фиксирования хода
проекта. Руководитель проекта должен осуществлять текущий контроль за
реализацией этапов проекта, следить за соблюдением графика работы и
соответствием деятельности проекта поставленной цели. Важно выстроить план
мониторинга уже в заявке и начать оценку проекта с самого начала реализации
проекта. Работы по мониторингу могут быть внесены в Рабочий план проекта.
Возможные методы мониторинга:
анкеты;
графики;
отчеты;
опросы;
регистрационные журналы;
списки участников мероприятий.
Задачи мониторинга:
оценка промежуточных результатов;
своевременное выявление трудностей и несоответствий;
выработка рекомендаций по их устранению.
Кроме персонала проекта донор также может осуществлять мониторинг: посетить
место реализации проекта, проверить качество оказываемых услуг и готовой
продукции и т.д.
Отчетность.
Донор, который поддержит вашу заявку, будет требовать от вас отчетов на
различных этапах выполнения проекта. Отчеты можно разделить по содержанию на
программные (описательные) и финансовые, и по времени предоставления на
промежуточные (квартальные, полугодовые, годовые) и итоговые. Отчеты
составляются в соответствии с требованиями, содержащимися в договоре о выделении
средств. Итоговый отчет, характеризующий степень достижения целей и выполнения
задач, представляется в установленный срок по завершении проекта. Информация из
отчета может быть использована фондом в публичных документах, а также в
специальных тематических отчетах, направляемых в другие организации. Финансовая
отчетность обычно ведется в соответствии с законодательством государства, в
котором находится организация-грантополучатель. Кроме того, фонды указывают свои
требования к финансовому отчету, часто достаточно подробные.
Раздел «Мониторинг и оценка» должен отвечать следующим
требованиям:
наличие плана оценки достижения целей;
наличие плана оценки и корректировки работы в процессе выполнения
проекта;
четкие критерии оценки;
указано, кто будет проводит оценку и как эти люди (организации) будут
отбираться;
должны быть представлены методы отбора данных и способы анализа;
указана форма отчетности.