Организация работы с документами

Станкевич Наталья Васильевна,

координатор тренинговых программ

БРОО “Объединенный путь;

Асоскова Галина Федоровна,

главный экономист отдела мотивации труда и тарифной системы управления труда и заработной платы Министерства труда Республики Беларусь

(глава 5 из книги Правовое положение общественных объединения в Республике Беларусь: Сборник авторских статей/ Е.Н. Липская, А.Н. Ботян, П.В. Рагойша и др.; Под общ. ред. Е.Н. Липской.  Мозырь: Издательский Дом «Белый ветер», 2001.  372 с.)

Введение

В соответствии с Законом Республики Беларусь “О внесении изменений в Закон Республики Беларусь “О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь”” от 06.01.1999 в Национальный архивный фонд Республики Беларусь включены документы, образующиеся в процессе деятельности общественных объединений.

Документы ОО включаются в негосударственную часть Национального архивного фонда Беларуси с момента введения их регистрации в установленном законом порядке. По согласованию с органами государственной архивной службы документы общественных объединений могут быть приняты на государственное хранение.

Общественные объединения обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, хранению, установленные государственной архивной службой Республики Беларусь. Нарушение законодательства в организации и ведении делопроизводства, проявившееся в несоблюдении государственных стандартов в оформлении документов, несоблюдении требований, предъявляемых к порядку работы с документами, их обработки, движения и хранения, влечет предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц в размере от пятнадцати до двадцати минимальных заработных плат¹. Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или долгосрочного хранения, причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа на граждан в размере от трех до пяти минимальных заработных плат и на должностных лиц — от пяти до двадцати минимальных заработных плат.²

ОО также должны обеспечить условия хранения документов в создаваемых для этой цели архивах, а также их сохранность. Выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению, отказ от передачи в установленных законом случаях документов на государственное хранение влекут предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц в размере от пятнадцати до двадцати минимальных заработных плат³ .

В объеме предложенной Вашему вниманию главы невозможно рассмотреть все вопросы по организации работы с документами и тем более, привести образцы их форм и примеры заполнения. Поэтому Вам приведется обращаться за дополнительной информацией к источникам, приведенным в приложении.

¹ Статья 89.3 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях. См. также главу “Отдельные вопросы административной ответственности должностных лиц общественных объединений ”.
² Статья 89.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.
³ Статья 89.2 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.

Что должно иметь каждое ОО

В каждом ОО должна быть разработана и утверждена номенклатура дел, в соответствии с которой оформляются дела, возникающие в ОО в течение делопроизводственного года. Все ОО должны иметь журнал регистрации входящих документов и журнал регистрации внутренних и исходящих документов, а также разработать общие бланки и бланки для писем в соответствии с СТБ 6.38-95 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. Документы, не относящиеся к организационно-распорядительной документации (отчетные, бухгалтерские и др.), оформляются в соответствии с требованиями соответствующих нормативных актов.

 Составление номенклатуры дел

В целях правильного формирования и учета дел в ОО составляется номенклатура дел. Номенклатурой дел является систематизированный список наименований дел, образующихся в процессе деятельности ОО с указанием сроков их хранения.

Работу по составлению номенклатуры дел организует руководитель ОО. Номенклатура дел составляется лицами, ответственными за делопроизводство, на основе предложений, подготавливаемых структурными подразделениями или сотрудниками (членами) ОО. Номенклатура дел подписывается руководителем ОО, согласовывается экспертной комиссией (ЭК) ОО и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждается руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года приказом (распоряжением). Номенклатура дел согласовывается с государственным архивом 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Ежегодно номенклатура уточняется, и, в случае необходимости, в нее вносятся изменения.

Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе документационное обеспечение управления (ДОУ), второй используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в архиве, четвертый — в государственном архиве. Первый экземпляр является документом постоянного хранения. Он регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии или других структур, которые осуществляют ДОУ. Номенклатуры структурных подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив. Номенклатурой дел должны быть предусмотрены все документы и дела, как получаемые, так и создаваемые в ОО, и отражающие документируемые ими направления деятельности. В номенклатуре дел должно быть учтено раздельное формирование дел постоянного и временного хранения.

Схема построения номенклатуры дел организации
(Разделы номенклатуры)

В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу. В организациях, не имеющих устойчивой структуры и бесструктурных, схема номенклатуры дел строится по структурно-функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления на структурные части).

Пример схемы номенклатуры, построенной
по структурному принципу

01 Общий отдел.

02 Бухгалтерия.

03 Отдел кадров.

04 Юрисконсульт.

Пример схемы номенклатуры, построенной
по структурно-функциональному принципу

01 Руководство.

02 Организационно-методическая работа.

03 Спортивно-массовая работа.

04 Тренерский совет.

05 Бухгалтерия.

06 Отдел кадров.

Пример схемы номенклатуры, построенной
по функциональному принципу

01 Руководство или исполнительная дирекция.

02 Планирование.

03 Финансирование.

04 Учет и отчетность.

05 Кадры.

Дела с протоколами, приказами по основной деятельности, уставами, положениями, свидетельствами о регистрации включаются в первый раздел — “Руководство”. Внутри разделов номенклатуры дела располагаются по степени важности документации в логической последовательности.

Графы номенклатуры

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой:

Название раздела

Графа 1

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из двух элементов — номера структурного подразделения или соответствующего раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах подразделения (раздела). Цифры индекса разделяются дефисом.

Пример: 02-01, 02-02, 02-03 и т. д.

В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах различных структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые названия. Например, дело “Приказы исполнительного директора по основной деятельности. Копии” в номенклатуре дел структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-02, 03-02, 04-02 и т. д.

Дела, в которых откладываются документы по проблемам, разрешаемым в течение двух и более лет, включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.

В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует оставлять несколько резервных индексов для незапланированных дел в течение года.

Графа 2

В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования (заголовки) дел. Заголовки дел по вопросам, которые решаются более одного года (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года в течение всего срока, необходимого для решения вопроса.

Заголовки дел

Заголовок дела должен быть кратким, четким и полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в дело.

Заголовок включает:

— название рода дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (уставы, положения, протоколы, акты, приказы, планы, отчеты, докладные записки, справки и т. д.);

— указание автора документа (краткое название организации ее структурного подразделения или должностного лица);

Пример: Приказы директора… Отчет комитета…

— указание адресата или корреспондента документа;

Пример: Переписка с Министерством юстиции Республики Беларусь…

— краткое содержание документов дела (название темы дела);

Пример: Отчет комитета о…

В заголовках нельзя использовать неконкретные формулировки (“разная переписка”), определения, в которых вид документа заменен неким действием (“исследование”, “рассмотрение” и т. д.).

В заголовках термин “дело” используется при заведении личных, судебных, арбитражных дел, а также при объединении различных документов, связанных последовательностью решения какого-либо вопроса.

Пример: Выездные дела специалистов, командированных за границу.

Термин “документы” используется:

— при группировке в дело документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства (в конце подобного заголовка указывается не более трех основных разновидностей документов данного дела);

Пример: Документы о проведении Республиканских соревнований школьников-инвалидов (положение, протоколы, отчеты и др.);

— в делах, содержащих приложения к основному документу или группе документов.

Пример: Документы к протоколам №№… заседаний Правления (доклады, информация, справки и др.).

В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими разнородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) указанных корреспондентов, как правило, не перечисляются.

Пример: Переписка об информационном обмене...

В заголовках с перепиской необходимо указывать название корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом) и содержание переписки.

Пример: Переписка с Министерством труда Республики Беларусь о составлении отчетов по загранкомандировкам.

В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими однородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) корреспондентов указывается обобщенно.

Пример: Переписка с зарубежными общественными организациями об образовательных программах...

Последовательность расположения

Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения): распорядительные документы организации, планы, отчеты, переписка и другие группы документов. Внутри групп документов заголовки также располагаются по степени важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями. Заголовки систематизируются в следующем порядке: законы Республики Беларусь, постановления и распоряжения Национального собрания Республики Беларусь, указы, декреты, распоряжения Президента Республики Беларусь, распоряжения Администрации Президента Республики Беларусь, постановления и распоряжения Совета Министров Республики, уставы (положения об организации), протоколы, приказы, штатные расписания, планы (годовые и текущие), отчеты (годовые, квартальные, месячные), информации, справки, сведения, акты, переписка. Порядок систематизации прочих категорий определяется составителем номенклатуры в соответствии с их значимостью.

Графа 3

Графа 3 номенклатуры дел “Количество дел (томов)” заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел определенной категории, заведенных в организации в течение года. Более того, нужно помнить, что в номенклатуру будущего года включаются все тома переходящего дела.

Графа 4

В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственному или типовому перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней. Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются экспертной комиссией организации. Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед реквизитом “наименование должности руководителя службы ДОУ”.

Графа 5

В графе 5 “Примечание” проставляются отметки о заведении дел, передаче дел в другие организации или структурные подразделения для продолжения, о незаведении дел, переходящих делах, включении дел в акт на уничтожение, лицах, ответственных за формирование дел, и др.

На последнем листе номенклатуры дел помещаются виза заведующего архивом, подпись руководителя службы ДОУ, гриф согласования номенклатуры дел ЦЭК (ЭК) организации, гриф согласования с ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения, а также итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, которая заполняется в конце календарного года и подписывается руководителем службы ДОУ.

Примерная номенклатура дел общественного объединения

Эмблема

При составлении номенклатуры дел использован Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. (М., 1989 г.)

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в организации.

______________________ _________ _________________

(наименование должности (подпись) (расшифровка

руководителя службы подписи)

ДОУ организации)

Дата _______________

⁴ Согласовывается при условии заключения договора с государственным архивом.

 Формирование дел

Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Группировка дел

Группировка документов в дела производится согласно отметкам исполнителей на исполненных документах “В дело №_____” и в строгом соответствии документов заголовку дела по номенклатуре. При этом проверяется правильность оформления документов, т. е. наличие на них подписей, даты, индекса, отметки об исполнении, и других необходимых реквизитов документов.

При формировании дел требуется строго соблюдать состав документов, которые должны помещаться в деле. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, рабочих вариантов (проектов) документов, размноженных копий, неисполненных документов, не допускается. Документы постоянного и временных сроков хранения следует группировать в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчеты, приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют различные сроки хранения.

В деле группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30–40 мм толщины). При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением следующего. В дело следует включать по одному экземпляру каждого документа.

Расположение документов в деле

Документы в деле могут располагаться в порядке рассмотрения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и др. Принципы группировки документов могут комбинироваться и варьироваться.

Преимущественно используется вопросно-логический принцип, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (документ-запрос), за ним — документ-ответ. Такая систематизация совпадает, как правило, с хронологическим расположением документов (по датам их поступления, исполнения, подписания, утверждения). В делах постоянного хранения документы формируются в прямом хронологическом порядке (с января по декабрь).

При алфавитной систематизации документы группируются исходя из их содержания по алфавиту фамилий, названия корреспондентов и др.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируются и формируются в деле раздельно. Приказы по личному составу, в свою очередь, делятся на две группы:

— приказы о приеме, переводе, увольнении, заграничных командировках;

— приказы о предоставлении отпусков, поощрении, премировании, взысканиях, командировках.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам и группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых протокол готовился (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов (в последовательности решения вопросов).

Планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов к ним. Планы и отчеты к ним хранят в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, отчет за 2000 год, составленный в 2001 году, или план на 2000 год, составленный в 1999 году, должны быть отнесены к 2000 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия: отчеты о выполнении таких планов относятся к последнему году действия плана.

Документы в личных делах располагаются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле; заявления о приеме на работу; направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров, справки и другие документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о местожительстве, медицинских справок о состоянии здоровья, других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел и хранятся временно). Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменений фамилий и личное дело не подшиваются к личному листку по учету кадров.

Переписка группируется в дела за период календарного года в порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

В начале года на каждое дело, предусмотренное номенклатурой, заводится отдельная папка, на обложку которой переносится индекс дела, заголовок, наименование организации, срок хранения.

Форма обложки дела постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения

_______________________________________________________

(наименование вышестоящей организации, организации
и структурного подразделения)

Дело №5____________________ Том _______________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

(Заголовок дела)

Ф.__________________ .________________________

дата (крайние даты)

Оп. .________________ На ______________ листах

Д.__________________ Хранить_________________

Регистрация документов

Регистрация документов –– фиксация факта создания или поступления в ОО документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в журналах регистрации. Документы в организациях регистрируются только один раз.

Регистрация входящих документов

Входящие документы регистрируются в журнале регистрации входящих документов в день поступления. Нумерация на входящие документы ведется в пределах календарного года. В правом нижнем углу каждого поступившего документа проставляется регистрационный штамп.

Форма регистрационного штампа

Высота — 16 мм, ширина — 41,6 мм.

Индекс входящего документа состоит из его порядкового регистрационного номера.

Журнал
регистрации входящих документов

Графа “Дата поступления и индекс документа”

В этой графе отмечается дата поступления документа и порядковый регистрационный индекс, который ему присваивается в организации, в которую он поступил.

Графа “Корреспондент”

В графе “Корреспондент” пишется название организации, откуда поступил документ.

Графа “Дата и индекс поступившего документа”

В этой графе проставляется дата (арабскими цифрами) и индекс документа, присвоенные документу организацией-автором.

Графа “Краткое содержание”

В графе “Краткое содержание” указывается заголовок, сформулированный на документе.

Графа “Резолюция”

В графе “Резолюция” переписывается резолюция руководителя, указывается ее автор и дата.

Графа “Отметка об исполнении документа”

Записи в графе “Отметка об исполнении документа” должны отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. Если не требуется составления письменного ответа, делается краткая запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе.

Регистрация исходящих и внутренних документов

Исходящие и внутренние документы регистрируются в день их подписания. Нумерация на исходящие и внутренние документы ведется в пределах календарного года.

Инициативному исходящему документу присваивается регистрационный индекс. Индекс этого документа содержит индекс дела, где будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, составившем документ), и через дробь — порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в момент регистрации документа).

Например: 01-12/1220, где 01-12 — номер дела по номенклатуре, 1220 — порядковый регистрационный исходящий номер. На исходящем документе-ответе делается ссылка на исходящий номер документа-запроса. При регистрации нескольких экземпляров одного документа всем экземплярам присваивается единый индекс независимо от времени рассылки.

Журнал
регистрации исходящих и внутренних документов

Графа “Дата и индекс документа”

В этой графе отмечается дата создания исходящего или внутреннего документа и индекс, который ему присваивается в соответствии с номенклатурой дел. Индекс инициативного исходящего документа содержит индекс дела, где будет храниться копия отправляемого документа, и через дробь — порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в момент регистрации документа), например, 01–14/425. На исходящем документе-ответе делается ссылка на исходящий номер документа-запроса.

Графа “Корреспондент”

В графе “Корреспондент” пишется название организации, которой направляется документ.

Графа “Краткое содержание”

В графе “Краткое содержание” указывается заголовок документа.

Графа “Отметка об исполнении документа”

Записи в графе “Отметка об исполнении документа” должны отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. Если не требуется составление письменного ответа, делается краткая запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе.

Регистрация документов по основной деятельности и по личному составу

Распорядительные документы по основной деятельности и по личному составу регистрируются после их подписания, как и другие внутренние документы. Но их учет производится в отдельных журналах. Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения), протокола, акта является его порядковый номер в пределах года. Так, приказы регистрируются отдельно от распоряжений, приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу и т. д.

Индексация документов — цифровая; приказы по личному составу имеют смешанный индекс (цифровой и буквенный) с добавлением к номеру регистрации буквы “К” (кадровый).

Порядок разработки бланков

Каждое ОО обязано разработать и применять 2 основных вида бланков: бланк для письма и общий бланк для остальных видов организационно-распорядительной документации. На основе общего бланка изготавливаются бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, протоколов, актов и др.) либо наименование видов документов печатается в общий бланк машинописным способом.

Применение бланка того или иного формата в каждом конкретном случае определяется объемом текста подготавливаемого документа. Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4.

Формат А5 используется для бланков документов, имеющих 5–7 строк текста: письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т. д.

Бланки документов должны иметь поля:

левое — 30 мм,

правое — не менее 8 мм,

верхнее и нижнее — не менее 20 мм.

Нанесение полей на бланке необязательно. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и отметки для пробивки отверстий дыроколом.

Разработку бланков следует начинать с определения перечня реквизитов, которые должны быть на нем размещены. Разработку перечня реквизитов необходимо проводить отдельно по каждому виду документов. Использование эмблемы вместо названия организации запрещено. Изображение эмблемы помещается на верхнем поле распорядительных документов и письма.

Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка. Бланки, как правило, имеют угловое расположение постоянных реквизитов документов или угловой штамп; допускается их продольное расположение, если реквизиты содержат большое количество печатных знаков, невмещаемых в угловой штамп.

Бланки для писем

Реквизитами письма являются: наименование организации — автора документа, почтовый адрес, контактные телефоны, номер счета в банке, дата и регистрационный индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и номер его служебного телефона.

Бланки писем могут оформляться как на одном языке (белорусском или русском), так и на двух языках (белорусском и русском, белорусском и английском и т. д.). При изготовлении бланков писем на одном языке может использоваться угловое расположение реквизитов или продольное расположение (при наличии большого количества печатных знаков). При изготовлении бланков писем на двух языках с угловым расположением реквизитов сначала помещаются реквизиты на белорусском языке, а ниже — на другом языке, на бланках же с продольным расположением реквизитов слева печатают реквизиты на белорусском языке, справа — на другом языке.

Макет бланка письма
с угловым расположением реквизитов

Эмблема

Макет бланка письма на двух языках
с продольным расположением реквизитов

Эмблема

Реквизиты письма, их расположение

Фамилия исполнителя, телефон

Отметка об исполнении
и направлении в дело

Пример письма на бланке с продольным
расположением реквизитов на двух языках

_______________________________________________________

Уважаемый Петр Тимофеевич!

БРОО “Объединенный путь” благодарит Вас за проявленный интерес к деятельности нашей организации.

Сообщаем, что с августа 2001 года Ваша организация будет получать информационный бюллетень “Аб’яднаны шлях”. Надеемся, что Вы найдете в нем много интересной и полезной информации.

Исполнительный директор
БРОО “Объединенный путь” Шибицкая А. Р. Шибицкая

Чирко 230 80 54

В дело 01–07
17.08.2001 сообщено координатору
информационных программ
Подпись Бранчука
17.08.2001

Описание и оформление реквизитов документов

Изображение эмблемы организации-автора

Изображение эмблемы ОО помещается на верхнем или левом поле бланка. Использование эмблемы вместо наименования ОО запрещено.

Наименование организации — автора документа

Наименование организации — автора документа указывается в точном соответствии с ее уставом. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием и применяется только в случае, если оно официально зафиксировано в уставе.

Почтовый адрес, коммуникационные и коммерческие данные отправителя

Данный реквизит оформляют в соответствии с “Почтовыми правилами”, действующими на территории Республики Беларусь. Затем наносят коммуникационные данные (телеграфный адрес, телефакс, телетайп, телекс, номер телефона с включением кода автоматической междугородней связи и т. д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т. д.). На общем бланке на этом месте располагают реквизит “Название вида документа”.

Название документа

Указание вида документа должно быть на каждом документе, за исключением письма.

Например: протокол, постановление, акт и др. (этот реквизит печатается прописными буквами).

Дата документа

Датой документа является дата его подписания, утверждения или издания (составления).

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также дата, содержащаяся в тексте, должна оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год.

Например: дату 09 июля 2001 г. следует оформить 09.07.2001.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 09 июля 2001 г.

Индекс документа

Индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и др.).

Место составления документа

Место составления или издания документа указывается на общем бланке под реквизитами “Дата” и “Индекс документа”. На бланках писем на этом месте располагают реквизит “Ссылка на номер и дату входящего документа”, который включает индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

Адресование документа

При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила:

1. Адресат располагается в правом верхнем углу документа.

2. Документы адресуются учреждению, его структурному подразделению или должностному лицу. Наименование учреждения и его структурного подразделения указывается в именительном падеже.

Например:

или:

3. При направлении документа должностному лицу указывается название учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.

Например:

При адресовании документа руководителю организации наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата

Например:

В состав реквизита “адресат” может входить почтовый адрес, который в соответствии с “Почтовыми правилами” пишется вслед за адресатом.

Пример:

Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово “Копия” перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. Если документ направляется более, чем в четыре адреса, следует составлять список на рассылку, и на каждом экземпляре указывается только один адрес. При указании в адресате почтового адреса он пишется последним в соответствии с правилами, установленными органами связи. Адресование документа частному лицу осуществляется в соответствии с “Почтовыми правилами”; вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Пример:

Заголовок к тексту документа

Заголовок составляется к любому документу, оформленному на листе формата А4, независимо от его назначения, и располагается в левой стороне листа документа.

Текст заголовка должен кратко и точно отражать содержание документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) “О ликвидации организации”, положение (о чем?) “О Гомельском областном отделении ОО “Радуга”; “Протокол (чего?) заседания Совета директоров”.

В конце заголовка точка не ставится.

В больших по объему документах, а также в документах, отражающих несколько вопросов, наряду с заголовком составляются подзаголовки. Их пишут в левой части листа, не прерывая текста.

Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях, телеграммах, текст которых печатается на бланках формата А5.

Заголовок составляется исполнителем документа.

Текст документа

Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке к тексту.

Текст принято начинать с указания причины (основания) для составления документа (вводная часть), затем излагается просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения. Иногда вводная часть может отсутствовать.

Текст сложных по содержанию документов (инструкции, приказы, протоколы и др.) допускается делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Например: в инструкции номер подраздела будет включать номера раздела и подраздела, разделенные точкой (1.1., 1.2., 2.1., 2.2.); номер пункта — номера раздела, подраздела и пункта (1.1.1., 1.1.2., 2.1.1., 2.1.2.).

Приложение к документу

При наличии к документу приложений после текста (отдельным реквизитом) помещается отметка о приложении.

Если наименование документа-приложения указывается в тексте документа, то приложение оформляется по следующей форме:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

Приложение:

1. Справка о подготовке детских лечебных учреждений к зимнему сезону на 10 л. в 1 экз.

2. Список детских лечебных учреждений на 20 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложения, отметка о приложении оформляется по следующей форме:

Приложение:

Протокол согласования от 05.05.2000 №75/115 и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Подпись документа

Проект документа представляется на подпись уполномоченному должностному лицу полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка –– инициалы и фамилия.

Например:

Заместитель директора   Личная подпись  И.О.Фамилия

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается наименование организации.

Например:

Исполнительный директор

БРОО “Объединенный путь”      Личная подпись      И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Исполнительный директор      Личная подпись       И.О.Фамилия

Главный бухгалтер            Личная подпись       И.О.Фамилия

В документе, подготовленном комиссией, указывают не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии:

Председатель комиссии           Личная подпись        И.О.Фамилия

Члены комиссии                       Личная подпись       И.О.Фамилия

                                                                                      И.О.Фамилия

Отметка об исполнителе (составителе) документа

Отметка об исполнителе (составителе) исходящего документа содержит фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя); отметка позволяет получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если решение вопроса не требует документального закрепления. Отметка располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа без знаков препинания.

Например:

Петрова 222 22 22

Примечание: номер телефонов указывается без черточек.

Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле первого листа документа, слева. Отметка содержит следующие данные:

1. слова “В дело”;

2. номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ;

3. дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении;

4. личную подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя;

5. дату направления документа в дело, подписи исполнителя.

В дело №1-3

Подготовлен ответ

Исх. №1-3/12 от 20.01.1999

Подпись

Дата

Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводятся краткие сведения об исполнении.

Дополнительные грифы в документах

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

Утверждение документа

Утверждение — особый способ удостоверения документа. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Утверждаются уставы организаций, положения о структурных подразделениях, коллегиальных органах, отчеты и балансы, структуры и штатные расписания, инструкции и другие документы.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

1. Акты (проверок и ревизий; списание; экспертизы; передачи дел; ликвидации организации и т.д.).

2. Договора (о производстве работ, аренде помещений; о поставках, подрядах, сотрудничестве, материальной ответственности и т. д.).

3. Инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, охране труда, внутреннего трудового распорядка и т. д.).

4. Отчеты (о командировках, о реализации проекта и т. д.).

5. Планы.

6. Устав общественного объединения (положения о структурных подразделениях).

7. Программы (мероприятий; командировок и т. д.).

8. Структура и штатная численность.

9. Формы унифицированных документов.

10. Штатные расписания и изменения к ним.

Утверждение документа производится двумя способами: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом (приказом, указанием). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный документ рекомендуется издавать в тех случаях, когда введение документа требует дополнительных действий и предписаний (например, следует отменить ранее утвержденный документ и т. п.).

Утверждение документа оформляется грифом утверждения, который располагается в правом верхнем углу перед текстом документа. В случае утверждения документа должностным лицом данный гриф состоит из слова “утверждаю”, наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

Например:

В случае утверждения документа распорядительным актом, гриф оформляется следующим образом:

Слова “утверждаю” и “утверждено” печатают прописными буквами без кавычек.

Резолюция

Резолюция — письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах — между адресатом и текстом. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, задание, сроки его исполнения (при необходимости), личная подпись руководителя и дата резолюции.

Задание, содержащееся в резолюции, должно быть конкретно.

Например:

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций, и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюции на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа). При отсутствии на документе места допускается прилагать к документу отдельный лист резолюций с отметкой на документе о наличии такого листа.

Согласование документа

Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Гриф согласования располагается ниже реквизита “Подпись” в левом нижнем углу документа. Если грифов согласования несколько, они могут быть оформлены на одном уровне вертикальными рядами. При многочисленных согласованиях оформляется отдельный лист согласования.

Гриф согласования состоит из слова “согласовано”, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Отказываться от согласования, а также делать какие-либо исправления в документе не допускается. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем ставится отметка:“Замечания прилагаются”.

Например:

Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют по следующей форме:

или:

Как правило, виза согласования проставляется на первом экземпляре документа. Письма и другие исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в организации. На внутренних документах визы согласования ставят в левом углу последней страницы документа или на обороте.

При размножении документа на множительном аппарате также подписывается только оригинал, а в оттисках подпись воспроизводится автоматически и ни в каком заверении не нуждается, так как автоматически полученная надпись признается на правах подлинника.

Печать на документе

На документах, требующих удостоверения их юридической силы, ставится печать. Проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей (например, на подлинниках документов, подтверждающих трудовой стаж, на договорах, актах выполненных работ, др.).

Печати специального назначения, например, “Для документов” могут ставиться на копиях документов, на размноженных экземплярах распорядительных документов.

Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ. Как правило, документы, оформленные на бланках и подписанные, проставления печати не требуют (за исключением финансовых).

Заверение копии документа

При необходимости могут изготовляться копии документов. На первом листе копии документа ставится отметка “Копия” в верхнем правом углу.

При заверении копии документа ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную отметку, в которую входят надпись “Верно”, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, инициалы, фамилия и дата заверения.

Верно:

Инспектор отдела кадров Подпись      Е. Н. Сидорчик

18.07.2001

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют оттиском печати.

Экземпляры документа, размноженные на множительной аппаратуре, на которых имеется факсимиле подписи подлинного документа, заверению не подлежат.

Экземпляры копий, не воспроизводящие подпись подлинника, удостоверяются печатью.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, проставляется заверительная отметка (должность и дату допускается не указывать), дата и регистрационный индекс документа.

О штатном расписании

В соответствии со ст. 194 Трудового Кодекса Республики Беларусь штатное расписание является локальным нормативным актом. Это обязывает нанимателя ответственно подходить к его составлению и утверждению.

Основными исходными данными для составления штатного расписания являются:

— расчет численности работников по утвержденным нанимателем нормам труда;

— расчет количества рабочих мест и распределение численности работников по рабочим местам;

— определение наименований профессий рабочих и должностей служащих с учетом их расстановки по рабочим местам;

— условия оплаты труда работников, установленные нанимателем;

— тарификация работ, выполняемых рабочими;

— материалы аттестационной и квалификационной комиссий по присвоению специалистам категорий, рабочим — соответствующих разрядов, классов квалификации.

Все наименования должностей служащих и профессий рабочих, установленные штатным расписанием, должны соответствовать Общегосударственному классификатору Республики Беларусь “Профессии рабочих и должности служащих”, утвержденному приказом Белстандарта №2 34 от 30.12.1996 с учетом изменений, внесенных постановлением Министерства труда Республики Беларусь № 97 от 30.06.2000 (Мн., НИИ труда, 2000).

Тарификация работ (рабочих мест), определение наименований профессий рабочих, должностей служащих с учетом выполненной работы, а также присвоение работникам квалификационных разрядов, классов, категорий производятся на основании Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (состоит из более чем 60 выпусков) и квалификационных справочников должностей служащих.

Порядок отнесения выполняемых работ к конкретным тарифным разрядам, установления соответствующих профессий рабочих и должностей служащих, присвоение рабочим и служащим квалификационных разрядов, классов, категорий устанавливается коллективным договором, соглашением или нанимателем.

Штатное расписание утверждается нанимателем и является обязательным нормативным актом для юридических лиц всех организационно-правовых форм. Оно составляется на календарный год и, как правило, отдельно для аппарата управления и для производственного персонала. Желательно штатное расписание составлять в разрезе структурных подразделений (цехов, участков, отделов). По мере необходимости в штатное расписание могут вноситься изменения.

Прием на работу осуществляется на должности, предусмотренные штатным расписанием. Устанавливаемые нанимателем должностные оклады (ставки) работников также должны соответствовать размерам, предусмотренным в штатном расписании.

Утвержденной формы штатного расписания в настоящее время нет. Наиболее оптимальный вариант этой формы следующий:

Штатное расписание

производственного персонала _______________________________
                                                                        (полное наименование организации)

на ________ год Вводится в действие с ____________

Установлена тарифная ставка

первого разряда ________ тыс. рублей

Подпись лица, ответственного за составление штатного расписания.

С учетом специфики деятельности общественного объединения, предложенный вариант может быть упрощен за счет исключения (в зависимости от конкретной ситуации) граф 3, 5, 7, 8, 9.

 Подготовка дел к последующему хранению

Документы ОО, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем хранятся постоянно или временно. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующей экспертной комиссией, назначаемой приказом руководителя. Состав экспертной комиссии (ЭК) — 3–5 человек. В состав ЭК можно включать представителей государственных архивов, членов ОО. ЭК рассматривает и согласовывает номенклатуру дел, описи дел, акты на уничтожение. Заседания ЭК протоколируются и проводятся 1–2 раза в год. Документы, срок хранения которых истек, включаются в акт о выделении документов к уничтожению.

Форма акта о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению

АКТ

___________ № _________

_______________________

(место составления)

о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению

На основании: __________________________________________
                     (название и входные данные перечня документов

_______________________________________________________
с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела:

Итого ___________________ дел за _______________ годы
            (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за __________________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК)

__________________________________________________________
         (наименование архивного учреждения)

Протокол _______________№ _______________

Наименование должности Подпись Расшифровка

лица, проводившего экспертизу подписи

ценности документов

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

Наименование организации

___________ № __________

Председатель ЦЭК (ЭК) Подпись

Документы в количестве ______________________________ дел,
                                       (цифрами и прописью)

весом ______ кг сданы в __________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемно-сдаточной накладной от ___________

№ _________________

Наименование должности Подпись Расшифровка
работника организации, подписи
сдавшего документы

Уничтожение документов без составления описей является незаконным. На дела постоянного хранения и по личному составу одновременно с актом составляются описи.

Оформление дел для последующего хранения включает в себя комплекс работ по оформлению обложки дела, брошюровке, нумерации листов и составлении заверительной надписи. Таким образом оформляются дела постоянного хранения и по личному составу (сроком хранения 75 лет).

Форма обложки дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения

______________________ _________________________

______________________ _________________________

______________________ _________________________

_______________________________________________________
      (наименование вышестоящей организации, организации
                                и структурного подразделения)

Дело №⁷ _________________ Том ____________________

_________________________________________________

_________________________________________________

_________________________________________________

_________________________________________________
                              (Заголовок дела)

Ф. __________________ __________________________

Оп. _________________ дата (крайние даты)

Д. __________________ На __________________листах

Хранить_________________

Остальные дела оформляются упрощенно (не подшиваются, не нумеруются, заверительная надпись не составляется). При нумерации номера листов ставятся в правом верхнем углу карандашом. В конце дела на отдельном чистом листе делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов. Также количество листов в деле выносится на обложку.

Составление описей

На дела постоянного хранения и по личному составу составляются отдельные описи по установленной форме.

Форма годового раздела сводной описи дел
постоянного хранения

Фонд № _______________
Опись № ______________
дел постоянного хранения
за __________ год

В данный раздел описи внесено ______________________ дел
                                                            (цифрами и прописью)

с № _______________ по № ______________, в том числе:

литерные номера: ___________________
пропущенные номера: _______________
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи

Дата

Заведующий архивом Подпись Расшифровка

(лицо, ответственное за архив) подписи

Дата

Образец годового раздела описи дел постоянного хранения

В данный раздел описи внесено 6 (шесть) дел с № 1 по № 7.

Наименование         Подпись                  Расшифровка подписи

должности составителя

Образец описи по личному составу

В данный раздел описи внесено 6 (шесть) дел с № 1 по № 6, в том числе за № 6 1 (одна) трудовая книжка.

Наименование

должности              Подпись    Расшифровка
составителя описи                    подписи

Составление описей осуществляется в течение 2-х лет после завершения дел в делопроизводстве. Так, в 2001 году в ОО должны быть составлены описи по 1998 год включительно. При заключении договора с государственным архивом последний обязан оказывать методическую помощь ОО в составлении номенклатуры дел и описей, рассматривать и согласовывать на ЭМК номенклатуры дел, описи дел по личному составу и утверждать описи дел постоянного хранения.

⁷ Указывается индекс дела.
⁸ Заполняется в случае заключения договора с государственным архивом.
⁹ Заполняется государственным архивом.

Организация хранения дел

ОО несет ответственность за сохранность документов, так как документы ОО входят в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь. Архивные документы ОО могут храниться как в самом объединении, так и передаваться на государственное хранение (на основе договора). Дела могут храниться в отдельных помещениях, оборудованных стеллажами или в запирающихся шкафах. Доступ к архивным документам должен быть ограничен. За сохранность документов отвечает непосредственно руководитель ОО или назначенное им ответственное лицо.