Составление номенклатуры дел

 Составление номенклатуры дел

В целях правильного формирования и учета дел в ОО составляется номенклатура дел. Номенклатурой дел является систематизированный список наименований дел, образующихся в процессе деятельности ОО с указанием сроков их хранения.

Работу по составлению номенклатуры дел организует руководитель ОО. Номенклатура дел составляется лицами, ответственными за делопроизводство, на основе предложений, подготавливаемых структурными подразделениями или сотрудниками (членами) ОО. Номенклатура дел подписывается руководителем ОО, согласовывается экспертной комиссией (ЭК) ОО и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждается руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года приказом (распоряжением). Номенклатура дел согласовывается с государственным архивом 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Ежегодно номенклатура уточняется, и, в случае необходимости, в нее вносятся изменения.

Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе документационное обеспечение управления (ДОУ), второй используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в архиве, четвертый в государственном архиве. Первый экземпляр является документом постоянного хранения. Он регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии или других структур, которые осуществляют ДОУ. Номенклатуры структурных подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив. Номенклатурой дел должны быть предусмотрены все документы и дела, как получаемые, так и создаваемые в ОО, и отражающие документируемые ими направления деятельности. В номенклатуре дел должно быть учтено раздельное формирование дел постоянного и временного хранения.

Схема построения номенклатуры дел организации

(Разделы номенклатуры)

В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу. В организациях, не имеющих устойчивой структуры и бесструктурных, схема номенклатуры дел строится по структурно-функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления на структурные части).

Пример схемы номенклатуры, построенной

по структурному принципу

01 Общий отдел.

02 Бухгалтерия.

03 Отдел кадров.

04 Юрисконсульт.

Пример схемы номенклатуры, построенной

по структурно-функциональному принципу

01 Руководство.

02 Организационно-методическая работа.

03 Спортивно-массовая работа.

04 Тренерский совет.

05 Бухгалтерия.

06 Отдел кадров.

Пример схемы номенклатуры, построенной

по функциональному принципу

01 Руководство или исполнительная дирекция.

02 Планирование.

03 Финансирование.

04 Учет и отчетность.

05 Кадры.

Дела с протоколами, приказами по основной деятельности, уставами, положениями, свидетельствами о регистрации включаются в первый раздел Руководство. Внутри разделов номенклатуры дела располагаются по степени важности документации в логической последовательности.

Графы номенклатуры

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой:

Название раздела

Графа 1

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из двух элементов номера структурного подразделения или соответствующего раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах подразделения (раздела). Цифры индекса разделяются дефисом.

Пример: 02-01, 02-02, 02-03 и т. д.

В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах различных структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые названия. Например, дело Приказы исполнительного директора по основной деятельности. Копии в номенклатуре дел структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-02, 03-02, 04-02 и т. д.

Дела, в которых откладываются документы по проблемам, разрешаемым в течение двух и более лет, включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.

В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует оставлять несколько резервных индексов для незапланированных дел в течение года.

Графа 2

В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования (заголовки) дел. Заголовки дел по вопросам, которые решаются более одного года (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года в течение всего срока, необходимого для решения вопроса.

Заголовки дел

Заголовок дела должен быть кратким, четким и полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в дело.

Заголовок включает:

название рода дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (уставы, положения, протоколы, акты, приказы, планы, отчеты, докладные записки, справки и т. д.);

указание автора документа (краткое название организации ее структурного подразделения или должностного лица);

Пример: Приказы директора Отчет комитета

указание адресата или корреспондента документа;

Пример: Переписка с Министерством юстиции Республики Беларусь

краткое содержание документов дела (название темы дела);

Пример: Отчет комитета о

В заголовках нельзя использовать неконкретные формулировки (разная переписка), определения, в которых вид документа заменен неким действием (исследование, рассмотрение и т. д.).

В заголовках термин дело используется при заведении личных, судебных, арбитражных дел, а также при объединении различных документов, связанных последовательностью решения какого-либо вопроса.

Пример: Выездные дела специалистов, командированных за границу.

Термин документы используется:

при группировке в дело документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства (в конце подобного заголовка указывается не более трех основных разновидностей документов данного дела);

Пример: Документы о проведении Республиканских соревнований школьников-инвалидов (положение, протоколы, отчеты и др.);

в делах, содержащих приложения к основному документу или группе документов.

Пример: Документы к протоколам №№ заседаний Правления (доклады, информация, справки и др.).

В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими разнородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) указанных корреспондентов, как правило, не перечисляются.

Пример: Переписка об информационном обмене...

В заголовках с перепиской необходимо указывать название корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом) и содержание переписки.

Пример: Переписка с Министерством труда Республики Беларусь о составлении отчетов по загранкомандировкам.

В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими однородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) корреспондентов указывается обобщенно.

Пример: Переписка с зарубежными общественными организациями об образовательных программах...

Последовательность расположения

Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения): распорядительные документы организации, планы, отчеты, переписка и другие группы документов. Внутри групп документов заголовки также располагаются по степени важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями. Заголовки систематизируются в следующем порядке: законы Республики Беларусь, постановления и распоряжения Национального собрания Республики Беларусь, указы, декреты, распоряжения Президента Республики Беларусь, распоряжения Администрации Президента Республики Беларусь, постановления и распоряжения Совета Министров Республики, уставы (положения об организации), протоколы, приказы, штатные расписания, планы (годовые и текущие), отчеты (годовые, квартальные, месячные), информации, справки, сведения, акты, переписка. Порядок систематизации прочих категорий определяется составителем номенклатуры в соответствии с их значимостью.

Графа 3

Графа 3 номенклатуры дел Количество дел (томов) заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел определенной категории, заведенных в организации в течение года. Более того, нужно помнить, что в номенклатуру будущего года включаются все тома переходящего дела.

Графа 4

В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственному или типовому перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней. Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются экспертной комиссией организации. Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед реквизитом наименование должности руководителя службы ДОУ.

Графа 5

В графе 5 Примечание проставляются отметки о заведении дел, передаче дел в другие организации или структурные подразделения для продолжения, о незаведении дел, переходящих делах, включении дел в акт на уничтожение, лицах, ответственных за формирование дел, и др.

На последнем листе номенклатуры дел помещаются виза заведующего архивом, подпись руководителя службы ДОУ, гриф согласования номенклатуры дел ЦЭК (ЭК) организации, гриф согласования с ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения, а также итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, которая заполняется в конце календарного года и подписывается руководителем службы ДОУ.

Примерная номенклатура дел общественного объединения

Эмблема

Наименование общественного объединения Дата ______ №______ г. Минск на ________ год

УТВЕРЖДАЮ Руководитель общественного объединения _______  ___________ (подпись)    (расшифровка подписи) Дата ___________

Индекс дела	Наименование раздела, заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела и номера статей по перечню	Примечания
01	02	03	04	05
01 Руководство
01-01	Законы Республики Беларусь (РБ), Постановления Национального собрания РБ, декреты, указы, распоряжения Президента РБ, постановления и распоряжения Совета Министров РБ		до минования надобности, ст. 16
01-02	Устав общественного объединения и свидетельство о регистрации		постоянно, ст. 37а
01-03	Протоколы (стенограммы) съездов, конференций, собраний, заседаний членов (участников) общественного объединения и документы к ним		постоянно, ст. 17а
01-04	Приказы по основной деятельности		постоянно, ст. 19а
01-05	Штатное расписание		постоянно, ст. 52а

01	02	03	04	05
01-06	Программы и документы к ним		постоянно, ст. 66а
01-07	Отчеты по выполнению программ		постоянно, ст. 292а
01-08	Переписка по основным вопросам деятельности		10 лет ЭПК, ст. 796
01-09	Переписка по хозяйственным вопросам		3 года, ст. 335
01-10	Заявление о приеме и выходе из членов общественного объединения		3 года, ст. 1242
01-11	Информационные подборки из периодических печатных изданий		до минования надобности, ст. 872
01-12	Журнал регистрации приказов по основной деятельности		до минования надобности, ст. 106а
01-13	Журнал регистрации входящей корреспонденции		3 года, ст. 106б
01-14	Журнал регистрации исходящей корреспонденции		3 года, ст. 106б
01-15	Номенклатура дел		постоянно, ст. 95а
01-16	Описи дел постоянного хранения, по личному составу, акты о выделении документов к уничтожению		постоянно, ст. 115, 117
02 Финансирование
02-01	Инструктивно-методические документы по финансово-экономическим вопросам и налогообложению		до минования надобности, ст. 21б
02-02	Годовой бухгалтерский баланс		постоянно, ст. 303а

01	02	03	04	05
02-03	Годовые статистические отчеты, представленные в налоговые органы		постоянно, ст. 293, 304б
02-04	Документы по финансированию программ (программы, сметы, заявки и др.)		5 лет*, ст. 232	*при условии проведения ревизии
02-05	Расчетно-платежные ведомости по зарплате		3 года*, ст. 312	*при отсутствии лицевых счетов хранятся 75 лет
02-06	Лицевые счета по начислению зарплаты		75 лет, ст. 311а
02-07	Кассовые и банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции (извещения и выписки банков, акты о приеме, сдаче и списании документов, квитанции, накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты, платежные поручения и др.)		3 года*, ст. 310	*при условии проведения ревизии
02-08	Документы об инвентаризации (акты, инвентарные описи, сличительные ведомости и др.)		3 года*, ст. 323	*при условии проведения ревизии
02-09	Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера и др.)		3 года*, ст. 317	*при условии проведения ревизии

01	02		03	04	05
02-10	Вспомогательные и контрольные книги, журналы, кассовые книги, оборотные ведомости			3 года*, ст. 317	*при условии проведения ревизии
02-11	Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений, др.			3 года, ст. 319
02-12	Хозяйственные договора, трудовые соглашения, договора-подряды			3 года*, ст. 337	*при условии проведения ревизии
02-13	Договора о купле-продаже иностранной валюты и документы к ним			3 года, ст. 104*	*перечень Нацбанка (Мн.1995) при условии проведения ревизии
02-14	Акты приема-сдачи выполненных работ			3 года, ст. 103б
02-15	Договора об аренде помещений и документы к ним			3 года ст. 1097*	*После истечения срока действия договора
02-16	Документы о проведении документальных ревизий финансовой деятельности (акты, справки, отчеты и др.)			5 лет, ст. 333, 334*	*при условии проведения ревизии
03 Кадры
03-01	Приказы по личному составу (прием, перемещение, увольнение, зарубежные командировки)			75 лет, ст. 19б

01	02	03	04	05
03-02	Приказы о предоставлении отпусков, командировках		3 года, ст. 19б
03-03	Личные дела		75 лет, ст. 498б
03-04	Личные карточки (форма Т-2)		75 лет, ст. 504
03-05	Списки членов общественного объединения		постоянно, ст. 513
03-06	Невостребованные трудовые книжки		50 лет, ст. 524
03-07	Книга учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним		50 лет, ст. 526а
03-08	Журнал учета командировок		3 года, ст. 536а
03-09	Журнал учета зарубежных командировок		5 лет, ст. 536б
03-10	Переписка об оформлении зарубежных командировок		5 лет, ст. 538б
03-11	Журнал учета выдачи справок с места работы		3 года, ст. 547

При составлении номенклатуры дел использован Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. (М., 1989 г.)

_____________________ (наименование должности составителя номенклатуры) СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК общественного объединения ________ № ________ Председатель ЭК_____ Подпись _____________	__________ ___________________ (подпись)               (расшифровка подписи) СОГЛАСОВАНО4 Протокол ЭМК государственного архива ________ №_______ Председатель ЭМК ______ Подпись _____________

 

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в организации.

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой ЭПК
01	02	03	04
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
Итого:

______________________ _________ _________________

(наименование должности (подпись) (расшифровка

руководителя службы подписи)

ДОУ организации)

Дата _______________

---

⁴ Согласовывается при условии заключения договора с государственным архивом.